Quelles charges le propriétaire peut-il se faire rembourser ?

Principe

Le propriétaire peut exiger du locataire le remboursement de certaines charges afférentes aux lieux loués.

Ces charges, dites « récupérables », accessoires au loyer, sont exigibles en contrepartie :

• des services rendus liés à l'usage du logement, consommation d'eau, par exemple ;

• des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 23, al. 1-1°, 2° et 3°). Il s'agit, par exemple, de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;

• des dépenses d'entretien courant et des menues réparations des parties ou équipements collectifs comme le nettoyage des paliers d'étage ou l'entretien des espaces verts communs, par exemple. Le remplacement d'éléments d'équipement est considéré comme assimilable aux menues réparations si son coût est au plus égal au coût de celles-ci. S'agissant des ascenseurs, sont récupérables les dépenses engagées par le propriétaire dans le cadre du contrat d'entretien minimal (vérifications périodiques, réparation et remplacement des petites pièces présentant des signes d'usure excessive, dépannage des personnes bloquées en cabine et remise en service de l'installation).

Liste des charges locatives récupérables

La liste des charges récupérables résulte du décret 87-713 du 26 août 1987 et de son annexe. Elle comprend les catégories de charges suivantes :

• les dépenses d'électricité, d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations des ascenseurs et des monte-charges ;

• les dépenses relatives à l'eau froide et chaude, au chauffage des locaux privatifs des locataires et des parties communes, ainsi que les dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations des appareils correspondants ;

• certaines dépenses relatives aux parties communes intérieures au bâtiment (électricité, entretien de propreté, de la minuterie et des tapis) ou aux équipements divers (ventilation, interphone) ainsi qu'à l'hygiène (élimination des rejets, désinsectisation et désinfection, entretien et vidange des fosses d'aisances) ;

• certaines dépenses relatives aux espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) telles que celles relatives à l'électricité, aux fournitures consommables utilisées dans l'entretien courant (ampoules ou tubes d'éclairage, engrais, graines et plantes sous certaines conditions, etc.) ainsi qu'à l'exploitation et l'entretien courant (coupe, désherbage, arrosage, etc.) ;

• la taxe de balayage et la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères.

La liste des charges locatives récupérables est, à certains égards, dépassée. Par exemple, elle vise le droit de bail alors que celui-ci n'existe plus depuis plusieurs années !

La simple lecture du décret ne permet pas toujours de savoir si telle ou telle dépense doit être considérée comme récupérable. La jurisprudence et des réponses ministérielles ont apporté des précisions. Ces solutions, rendues parfois pour l'application des réglementations antérieures, ou de la réglementation HLM, sont transposables, les textes des décrets concernés étant similaires dans leur contenu.

Le cas des dépenses de personnel

Lorsque l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets (« sortie des poubelles ») sont tous deux assurés par un gardien ou concierge, les dépenses correspondant à sa rémunération sont récupérables sur les locataires à concurrence de 75 % de leur montant. Lorsque l'une ou l'autre de ces deux tâches est assurée, ou si le gardien ou concierge effectue une tâche et participe à l'autre, le bailleur peut récupérer 40 % de la rémunération (Cass. 3^e civ. 8-3-2018 n° 17-11.985 FS-PBI, Sté Pays d'Aix Habitat : BPIM 2/18 inf. 152). Lorsque ces tâches, ou l'une d'entre elles, sont assurées par un employé d'immeuble, les dépenses correspondant à sa rémunération sont récupérables en totalité. Par ailleurs, les dépenses de personnel d'encadrement technique sont récupérables à concurrence de 10 % de leur montant, dès lors que ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l'employé d'immeuble.

Le forfait de rémunération du gardien reste récupérable en cas d'intervention d'un tiers ou de remplacement pendant les repos hebdomadaires et les congés ainsi qu'en cas de force majeure, d'arrêt de travail ou d'impossibilité matérielle ou physique temporaire. Le caractère temporaire s'applique à l'impossibilité matérielle, si le gardien est dans l'impossibilité matérielle permanente d'effectuer l'entretien des parties communes et/ou l'élimination des déchets, le forfait de charges n'est pas récupérable (Cass. 3^e civ. 17-12-2013 n° 12-26.780 : BPIM 1/14 inf. 68).

Un couple de gardiens salarié dans le cadre d'un contrat de travail en commun est assimilé à un personnel unique.

Les dépenses de personnel récupérables correspondent aux salaires bruts et aux cotisations sociales et fiscales à la charge de l'employeur. Ne sont pas récupérables : le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, les indemnités journalières perçues en cas d'arrêt de travail (Rép. Marseille : Sén. 15-9-2016 p. 3953 n° 17450), la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou le comité d'entreprise, la cotisation à la médecine du travail, la participation de l'employeur au comité d'entreprise, la participation de l'employeur à l'effort de construction, l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise.

Comment payer les charges ?

Le bailleur est tenu de remettre gratuitement une quittance chaque fois que le locataire en fait la demande (en cas de paiement partiel, il doit délivrer un reçu). Cette quittance mentionne les sommes versées en distinguant le loyer et les charges (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 21).

En cas de régularisation tardive des charges, c'est-à-dire avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut payer le complément de charges dû au titre de la régularisation en 12 fois, s'il en fait la demande (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 23, al. 9).

Comment régulariser le compte de charges ?

Les pièces justificatives (factures, contrats de fournitures et d'exploitation, quantités globales consommées, prix unitaire des consommations, etc.) sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte par nature de charges. À noter que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur l'avis d'imposition de taxe foncière du propriétaire, constitue une charge récupérable dont la justification et le paiement interviennent le plus souvent distinctement des autres charges.

Lorsque, au vu du décompte, il apparaît que le propriétaire demande le remboursement de charges qui ne sont pas récupérables (frais de gestion du syndic de copropriété, rémunération de l'agent immobilier, frais de surveillance des parkings, par exemple) ou que ce décompte n'est pas clair, le locataire doit interroger son propriétaire et demander à consulter les pièces justificatives. Ce droit pour le locataire de contrôler les charges est un droit personnel qui doit pouvoir s'exercer individuellement. Le propriétaire ne peut donc pas se contenter d'envoyer un décompte détaillé des charges ou d'organiser une réunion collective pour la consultation des pièces justificatives.

En pratique, le locataire qui ne reçoit pas de décompte de charges ou qui n'est pas autorisé à consulter les pièces justificatives peut s'abstenir de payer l'éventuel supplément de charges exigé lors de la régularisation ; en effet, il appartient au propriétaire de justifier que la dépense est réelle et que celle-ci est récupérable. En revanche, s'il s'avère, par exemple, que le prix du mètre cube de fioul est beaucoup plus cher que la normale mais qu'il a été payé ce prix, le locataire en devra le remboursement sauf à prouver une fraude.

Le locataire peut demander au bailleur de lui transmettre le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.